Software colaborativo

Los software colaborativos son sistemas de cómputo que permiten a usuarios trabajar en entornos comunes y de forma virtual, en los cuales comparten información y documentos entre si de manera ordenada y controlada. Así mismo permiten a empresas, personal de estas, y en general cualquier persona que tenga acceso estas herramientas, crear entornos de trabajo virtuales, en donde usuarios en diferentes lugares de locales o internacionales, puedan trabajar de manera conjunta a través de Internet.

Existen muchos beneficios entre los cuales se deben nombrar los que han sido de mayor relevancia a nivel general:

• Ahorro en tiempo, ya que no tiene que desplazarse físicamente una persona hasta una oficina en un lugar específico.
• Comunicación más estrecha entre los miembros del equipo de trabajo.
• Mejor control de las actividades de cada miembro del equipo, ya que se tienen evidencias por escrito de las actividades reportes, comentarios, etcétera.
• Los reportes que ha tenido cada una de las personas participantes, sin necesidad de desplazarse físicamente para reportar lo hecho.

Los software colaborativos son también llamados groupware, el término «groupware» (en español, conjunto de programas informáticos colaborativos) se refiere al uso de métodos y herramientas de software que permiten que los usuarios realicen trabajos colectivos a través de las redes. Por lo tanto groupware hace referencia a las diversas y variadas aplicaciones que contribuyen a una única y misma meta: permitir que usuarios separados geográficamente trabajen en equipo, como se había mencionado con anterioridad.

Las características mas importantes de los software colaborativos o groupware son:

• Proveer de un ambiente de colaboración, en el que realmente se perciba que el trabajo en grupo se lleva a cabo.
• Mantener la información en un solo sitio común para todos los miembros.
• Interactuar con otros usuarios, de forma escrita, voz o vídeo.

Es importante clasificar estos los software colaborativos como de tiempo y espacio. En base al tiempo se clasifican en sincró-nicos y asincrónicos; y en base al espacio, pueden estar en el mismo lugar o en forma distribuida. Las aplicaciones típicas de los sincrónicos (los cuales soportan aplicaciones en tiempo real) son: pizarrones compartidos, tele-conferencias, chat y sistemas de toma de decisiones. Algunos ejemplos de aplicaciones típicas de los software colaborativos asincrónicos son: e-mail, newsgroups, calendarios y sistemas de escritura de colaboración.

Los software colaborativos se están volviendo más populares dentro de las empresas y grupos de trabajo de estudios y toma de decisiones, ya que resulta mejor instalar esta gran herramienta y comprar o implementar un sistema de colaboración, a diferencia que a estar transportando el personal de un lugar a otro.

Los software colaborativos deben proporcionar tres funciones esenciales dentro de un grupo, llamadas las tres C’s:

• La Comunicación, es la función más importante, ya que es el medio en que la información es compartida.

• La Colaboración, utilizada para unir la cooperación y resolver problemas de negocios o alguna actividad empresarial, o a nivel de estudios. Proporciona la ventaja de resolver problemas de las reuniones físicas de trabajo entre varias personas: lugar y tiempo para la realización de la misma o la disponibilidad de información.

• La Coordinación, es la acción de asegurar que el equipo está trabajando eficientemente y en conjunto para alcanzar una meta. Esto incluye la distribución de tareas y revisión de su ejecución.
Existen diversas herramientas en los software colaborativos, que se pueden clasificar en: